Schlecht vorbereitete Innovationsworkshops verschwenden extrem viel Geld und Zeit!

Kennst du die Situation auch? Du erhältst den Auftrag, einen Ideen- oder Innovationsworkshop zu organisieren und zu moderieren. Und das natürlich “mal eben geschwind” und nebenher. Ideal wäre, so schnell wie möglich.

Die echte Aufgabenbeschreibung ist nur kurz mündlich übergeben oder aus einem übergeordneten Dokument herauskopiert. Allen ist klar, um was es geht. Du warst jedoch bei der Besprechung nicht mit dabei und hast somit nicht alle Informationen.

Also machst du dich auf den Weg, das einzusammeln was du findest, stellst ein Programm und eine Einladung für den Workshop zusammen und los geht’s.

Tag des Workshops – es crasht!

Du bist mit so viel Engagement und Kreativität an die Vorbereitung gegangen. Und dann gleich zu beginn des Workshops gibt es unendliche Diskussionen. Was am Anfang für alle klar war, ist auf einmal ein grosser Diskussionspunkt.

Und keiner ist vor dem Workshop auf dich zugegangen und hat etwas gefragt. Daher dachtest du: alles ist klar und verständlich. Jedoch läuft der Tag so richtig zäh ab. Es kommt keine richtige kreative Stimmung auf, du musst alle Register ziehen, um die Leute bei der Stange zu halten und bist völlig ausgepowerd.

Die Zeit ist fast um und du schaust dir die Ergebnisse an. Ok, du musst noch viel nacharbeiten.

Doch einiges wurde dir klar:

• Die Ergebnisse können nicht wirklich gut verwendet werden.
• Real betrachtet, gute Lösungsideen sind auch nicht dabei.
• Viele Ideen passen nicht zum Thema.
• Und andere Ideen werden immer wieder gleich eingebracht. Schon seit Jahren!
• Die Stimmung war eher schlecht und man wird nicht gut von diesem Tag sprechen. Die Teilnehmenden waren abgelenkt, wollten eher unterhalten werden und schliefen fast ein.
• Du fragst dich auch: werden die Leute jemals wieder an einem Workshop von mir teilnehmen? Du hast Angst.
• Und der Druck für eine gute Lösung nimmt immer mehr zu. Obwohl du doch nur der/die ModeratorIn bist. Die Teilnehmenden hatten sich den Workshop gewünscht und wollten mal so richtig neue Ideen kreieren.

Dein Fazit: das war nichts!

Die drei grössten Fehler bei der Vorbereitung

1. Der Vorbereitungsaufwand wird völlig unterschätzt. Es gibt keine klare Struktur und Vorgehensweise, mit der Erfahrungen gesammelt und kontinuierlich verbessert werden kann.
2. Der Fokus und die Aufgabenstellung ist nicht für alle Teilnehmende klar und verständlich. Der erwartete Output wird unterschiedlich interpretiert.
3. Es sind die “falschen” Personen im Workshop selbst. Die Rollen und Aufgaben sind zuvor nicht klar definiert worden.

All diese Faktoren schmälern den Erfolg. Und noch schlimmer: sie haben eine negative Wirkung auf die Ideen- und Innovationskultur in der gesamten Organisation.  

Es geht auch anders

Bei Innovationsworkshops ist es wie bei einer Sportmannschaft.

• Du kannst die besten Fussballspieler der Welt nehmen, sie sind nicht die beste Mannschaft.
• Du kannst auf bereits bekannte Hilfsmittel setzen, die jeder kennt und trotzdem funktioniert es nicht.
• Du kannst dich auf neue Aufgaben einlassen, die funktionieren jedoch nicht von alleine.

Letztendlich konzentriert sich alles auf einen wesentlichen Punkt: die Vorbereitung und Übung!

Und unter einem erfolgreichen Innovationsworkshop verstehen ich u.a.:

• Inhalte, die zur Zielerfüllung beitragen.
• Eine Qualität von Ergebnissen, wie zuvor definiert.
• Spass und Freude während des Workshops, die inspirierend und positiv ist.
• Engagement der Teilnehmenden, auch danach zum Thema noch etwas beizutragen.
• Die Zeit verging wie im Fluge.
• Eine Vorstellung, wie es weiter geht.

Ein schlecht vorbereiteter Innovationsworkshop kostete tausende von Euro

Machen wir einmal eine Rechnung, was ein Ideen- oder Innovationsworkshop alleine an internen Zeitaufwendungen verursacht. Der Workshop selbst mit 10 Personen und 4 Stunden entspricht total einem Aufwand von 40 Stunden. Das ist eine Arbeitswoche von einer Person! Und wer hat heute schon eine Arbeitswoche zum Verschwenden Zeit?

Zeit ist heute ein sehr wertvolles Gut, mit dem sorgfältig umgegangen werden sollte!

Würdest du gerne deine Zeit von 1 Woche für ineffizientes Arbeiten einsetzen wollen? Und wenn wir Experten haben und mit einem Stundenansatz von 100€ rechnen, sind dies 4’000€, die so einfach mal für nichts eingesetzt wurden. Noch schlimmer: in der Zeit hätten viele andere Dinge erledigt werden können!

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